Conditions générales de vente

Exposition & Partenariat

MCI France a été mandaté par La SFNCM (Société Francophone de Nutrition Clinique et Métabolisme) et La SFN (Société Française de Nutrition), pour l’organisation générale et la logistique des conférences et de l’exposition de l’évènement JFN 2022 qui se déroulera du 16 au 18 Novembre 2022 à Toulouse – Centre Pierre Baudis et sera donc nommé sous le terme « organisateur » dans ce document.

L’entreprise réalisant la réservation pour réserver un ou des stand(s) d’exposition ou tout autre élément de partenariat digital ou présentiel, marketing ou publicité sera nommé sous le terme « exposant » ou « partenaire ».

Souscription

Pour devenir partenaire ou réserver un ou des stand(s) d’exposition ou tout autre élément de partenariat, marketing ou publicité, vous devez retourner (par courrier postal ou par document scanné par email) à exposition@lesjfn.fr, le(s) formulaire(s) de réservation, dûment complété(s), daté(s) et signé(s).

En l’absence de contrat spécifique entre les deux parties, la signature du (des) formulaire(s) de réservation constitue un engagement ferme et oblige le souscripteur à l’acceptation des conditions générales de vente et du règlement général de l’exposition.

À réception du (des) formulaire(s) de réservation, une facture du montant total dû sera établie et un acompte de 50% devra être réglé à réception de la facture afin de garantir la réservation.

Aucune réservation verbale ou téléphonique ne sera prise en compte en dehors de la confirmation écrite reçue par l’organisateur. Le solde de la facture devra être réglé au plus tard le 15/09/2022. Par ailleurs, le non-règlement du solde de la facture à cette date entraînera l’annulation immédiate du droit à disposer des réservations demandées, sans remboursement de l’acompte versé.

L’attribution des stands, des créneaux de prises de parole et de toute option marketing ou publicitaire se fera dans l’ordre d’arrivée des réservations à moins que d’autres conditions spécifiques à l’évènement n’aient été stipulées dans la brochure de partenariat.

Après attribution, aucune modification d’emplacement ou d’options ne pourra être effectuée sans l’accord écrit des organisateurs. Tous les règlements doivent être reçus par l’organisateur avant le début de l’évènement.

Aucun exposant/partenaire ne sera autorisé à commencer l’installation ou à être listé comme exposant/partenaire dans les publications de JFN 2022 jusqu’à ce que le paiement de la somme totale due ne soit réglé à l’organisateur.

Au sujet de l’exposition présentielle : Le plan de l’exposition présenté dans ce document est un plan non contractuel.

L’organisateur se réserve le droit de modifier en fonction des aménagements éventuels de l’infrastructure du site où se tiendra l’évènement et des agréments délivrés par les autorités locales, et de l’importance et la disposition des surfaces réservées par l’exposant. En cas de litige, seule la juridiction du Tribunal de Paris sera applicable.

Acceptation des demandes de réservation

L’organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de partenariat à toute firme, société ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la Manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le Comité d’Organisation. Les candidatures seront soumises au Comité d’Organisation qui statuera sur les demandes.

Règlement des factures

Les règlements pourront être effectués par chèque, ou virement bancaire :

- Par chèque à l’ordre de JFN 2022 / MCI France et envoyé à :
JFN 2022 / MCI France- 25 rue Anatole France – CS 70139 – 92532 Levallois-Perret cedex – France

- Par virement bancaire à l’ordre de :
JFN 2022 / MCI France
LCL - Banque des Entreprises - Centre d’Affaires Entreprises
Grands Comptes - 18 rue de la République - 69002 Lyon
Code Banque : 30002 - Code guichet : 05666
Numéro de Compte: 000 006 0133 P - Clé RIB : 15
IBAN : FR91 3000 2056 6600 0006 0133 P15- BIC : CRLYFRPP
Dans le cas d’un règlement par virement bancaire, veuillez spécifier la raison de votre règlement et le numéro de facture correspondant.

- Par Carte bancaire via PayPal en renseignant l’email du bénéficiaire : cmn. fr-comptabilite@mci-group.com

Annulation (Applicable au partenariat et à l’exposition)

Toute annulation et/ou modification de votre réservation initiale devra être effectuée par courrier auprès du Secrétariat des JFN et sera soumise aux conditions d’annulation ci-dessous :

- Jusqu’au 15/06/2022 : 25% du montant total TTC dû non remboursable.

- Du 16/06/2022 au 14/09/2022 : 50 % du montant total TTC dû non remboursable.

- À compter du 15/09/2022 : 100 % du montant total TTC dû non remboursable.

Une fois la réservation d’un stand d’exposition ou tout autre élément de partenariat digital ou présentiel, marketing ou publicité confirmé, toute réduction de surface d’exposition ou autre option est considérée comme une annulation et sera soumise à ces mêmes conditions d’annulation. Une réduction d’espace d’exposition peut entraîner une modification de l’emplacement du stand par l’organisateur.

Règlement sur site

Les exposants sont invités à vérifier que toute action engagée dans le cadre de l’évènement est conforme à la législation française en vigueur.

L’organisateur prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect du règlement. L’organisateur se réserve le droit d’interdire totalement ou en partie l’ouverture d’un stand présentiel ou d’un espace virtuel qui pourrait porter préjudice à l’organisation et à l’image des JFN 2022. La décision finale reviendra à l’organisateur.

Accès à l’exposition

L’accès à l’exposition est strictement réservé aux participants et aux exposants dûment inscrits à l’évènement. Pour participer aux sessions, les membres des sociétés exposantes doivent s’inscrire à l’évènement en tant que participant en s’acquittant des droits d’inscription.

L’accès à la plateforme virtuelle est strictement réservé aux participants et aux exposants dûment inscrits à l’événement. Le transfert à une tierce personne des codes d’accès personnels reçus par courrier électronique est strictement interdit et pourra donner lieu à la désactivation du compte en ligne sans possibilité de remboursement des frais engagés par le participant / l’exposant.

Report d’événement / Annulation pour cause de force majeure

L’organisateur n’est pas responsable du manquement à ses obligations en vertu du présent accord en raison d’actes de force majeure, de catastrophes naturelles, de pandémies, de guerre, de troubles civils ou d’une action gouvernementale empêchant l’organisateur d’exécuter ses obligations en vertu du présent accord lorsque la cause est au-delà de la responsabilité de l’organisateur (chacun étant un cas de force majeure). L’organisateur fournira un avis écrit aux exposants/partenaires dans un délai commercialement raisonnable et fera tout son possible pour reprendre les performances dès que cela sera possible. L’organisateur peut proposer de modifier les services, notamment en proposant une solution alternative en ligne et / ou une modification de dates, que l’exposant/partenaire considérera de bonne foi et ne refusera pas sans raisons valables et objectives. Dans le cas où la date de l’événement est reportée ou annulée pour des raisons indépendantes de la volonté de l’organisateur (cas de force majeure), l’organisateur facturera des frais de 10% à l’exposant/partenaire couvrant les services raisonnablement causés par la résiliation du présent accord ou l’annulation de l’événement, pour atténuer les effets du cas de Force Majeure.

Occupation des stands présentiels

Les stands doivent en permanence restés occupés par le personnel et le matériel de l’exposant pendant la durée de la manifestation.

Sauf autorisation délivrée au préalable et par écrit par l’Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, sous-louer ou léguer leur stand à quelque autre société.

Utilisation de la surface louée et Règles de construction

La structure de stand et la signalétique de l’exposant ne doivent pas dépasser la surface d’exposition louée par celui-ci. La limite de hauteur de construction indiquée dans le dossier technique de l’exposant doit être respectée pour tous les éléments physiques et visuels ou digitaux (type lasers, gobos etc.).

Assurance

Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et propriétaires des lieux et s’engage à souscrire les polices d’assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc.) ainsi que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son entreprise présents aux JFN 2022. En aucun cas, l’exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs des JFN 2022.

Manquement à l’occupation de l’espace

Les exposants n’occupant pas leurs espaces d’exposition au plus tard le 16/11/2022 à 09h00 pourront en être dépossédés sans aucun remboursement.

L’espace d’exposition pourra être revendu ou réutilisé par l’organisateur.

Sécurité

De même, et notamment en cas de risque d’atteinte à la sécurité des personnes (et indépendamment de tout cas de force majeure) les organisateurs de l’évènement se réservent le droit de modifier le lieu de l’évènement et, si cela s’avère nécessaire, de déplacer l’évènement dans un autre pays ou une autre région que celui/celle initialement prévu(e). Les conditions d’annulation trouvant en tout état de cause à s’appliquer, les organisateurs de l’évènement recommandent vivement aux sociétés exposantes de souscrire des polices d’assurance annulation adéquates.

Clause de protection des données – Exposants et Partenaires

1. Conformément au règlement européen relatif à la protection des données (Règlement (UE) n° 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel), le Groupe MCI, en tant que responsable du traitement, assure le traitement de données à caractère personnel de l’exposant/du commanditaire afin (i) de gérer et d’organiser l’événement, notamment dans le cadre de la gestion du stand de l’exposant/du commanditaire, (ii) de gérer et d’organiser les activités de prospection et de fidélisation, (iii) de permettre à l’exposant/au commanditaire de bénéficier de nos services, (iv) de permettre à l’exposant/ au commanditaire de recevoir nos bulletins d’information. Ce traitement des données a comme base légale l’exécution du contrat : les informations que nous recueillons sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat conclu avec l’exposant/le commanditaire, sans quoi le contrat ne peut être exécuté. Les données de l’exposant/du commanditaire sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement, c’est-à-dire pendant 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

En vue de leur traitement, les données de l’exposant/du commanditaire ou les données transmises par leurs soins seront communiquées aux destinataires suivants : prestataires de services de gestion de notre responsable clientèle, prestataires de services de gestion, prestataires de services dans l’événementiel (prestataires de services de réception ou de services de sécurité, imprimeries, etc.).

Les données nécessaires au Groupe MCI afin de réaliser les objectifs susmentionnés sont celles figurant sur le présent bon de commande. Conformément à la réglementation en vigueur, l’exposant/le commanditaire bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement et de portabilité sur ses données.

L’exposant/le commanditaire peuvent également s’opposer au traitement des données à caractère personnel les concernant et introduire une plainte auprès de l’autorité chargée de la protection et du contrôle des données. L’exposant/le commanditaire peuvent exercer leurs droits en adressant une demande à l’adresse suivante : @mcigroup.com, ou contacter notre délégué à la protection des données : Data-Officer-France@mci-group.com

2. En tout état de cause, l’exposant/le commanditaire déclarent respecter les règlements européens sur la protection des données dans le cadre de leurs propres opérations de traitement, et notamment le Règlement (UE) n° 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel. Ils déclarent plus particulièrement respecter l’intégrité et la confidentialité des données communiquées par les participants ainsi que les délais de conservation des données qui leur sont applicables. En cas de communication à MCI par l’exposant/ le commanditaire d’un fichier comportant des données à caractère personnel, l’exposant/le commanditaire reconnaissent en avoir informé la ou les personnes concernées par la communication et avoir obtenu leur consentement.

3. L’exposant ou le sponsor peut récupérer les données personnelles des participants à condition que ces derniers aient donné leur consentement. Une fois les données transférées, la manière dont ces informations sont stockées et traitées est soumise à la politique de confidentialité de l’exposant/partenaire. MCI ne peut en aucun cas être tenu responsable.

Conditions d’admission et de participation

Les organismes désireux d’exposer acceptent sans réserve les dispositions du règlement intérieur, la réglementation de Toulouse et les prescriptions au droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l’intérêt de la manifestation que l’organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement.

Toute dépense liée au non-respect du règlement ou des conditions générales sera facturée à l’exposant. L’organisateur se réserve le droit de modifier ou de compléter les conditions générales de ventes ou le règlement de l’exposition mais l’exposant/ sponsor en sera informé.

Guide Technique de l’exposant/du partenaire

Un guide technique de l’exposant/du partenaire sera envoyé à chaque société qui aura réservé et payé son sa participation. Ce guide contiendra toutes les informations concernant les conditions générales, les règles de sécurité, le montage et démontage des stands, les livraisons, les coordonnées des prestataires officiels des JFN 2022 et formulaires de commandes de leurs prestations (téléphone, électricité, transport, stockage…). Dans le cas où l’événement serait digitalisé, le guide contiendra toutes les informations concernant les règles d’utilisation de la plateforme.

Remboursement de la TVA

Conformément à la législation fiscale européenne, les organisateurs de congrès internationaux et les sociétés de services doivent facturer l’ensemble des services au taux de TVA en vigueur, à savoir 20 % (taux sujet à modification).

Les sociétés étrangères (ressortissantes de l’UE ou hors UE) peuvent, sous certaines conditions, se faire rembourser la TVA versée. Important : les sociétés n’appartenant pas à l’UE ont l’obligation de désigner un représentant fiscal en France pour déposer leur demande de remboursement de TVA. Plus d’informations seront disponibles dans le dossier technique.

Règlementations Françaises concernant les expositions et le partenariat

S’agissant des expositions et du partenariat, l’industrie pharmaceutique et de dispositifs médicaux est soumise à certaines règlementations.

Veuillez-vous rapprocher de votre service juridique pour plus d’informations concernant les réglementations en vigueur. Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation en vigueur en matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical. En aucun cas, l’organisateur ne pourra être tenu responsable de la non-conformité aux lois, règles ou réglementations de la part des partenaires de l’évènement.

Règlementations sur la santé et la sécurité au travail

L’exposant/ partenaire doit veiller à ce que son prestataire et ses employés respectent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au travail et que tout matériel exposé soit également conforme à cette législation.

En aucun cas, l’organisateur ne pourra être tenu responsable de la non-conformité aux lois, règles ou réglementations de la part des partenaires de l’évènement.

Sociétés tierces/Agences

L’organisateur ne communiquera qu’avec les sociétés tierces clairement identifiées en tant que telles et mandatées par les exposants et sponsors participant aux JFN 2022

Les demandes reçues de sociétés tierces (telles que des agences de communication et de presse) ne précisant pas quel(s) exposant(s) ou partenaire(s) elles représentent, ne seront pas prises en compte.

Il est du devoir de l’exposant / du sponsor, de transmettre, au secrétariat des JFN 2022, les coordonnées complètes des sociétés tierces avec lesquelles ils travaillent.

Conférence de presse

Les conférences de presse organisées par l’industrie ne peuvent avoir lieu qu’aux horaires spécifiés par les organisateurs de l’évènement.

Ces derniers doivent être informés des conférences de presse prévues et tous les journalistes doivent être officiellement inscrits à l’évènement pour participer à la conférence.

Promotion sur site

L’exposant ou sponsor de l’évènement ne pourra distribuer de publicité ou objet publicitaire que sur son stand d’exposition sauf autre autorisation de l’organisateur. Il est de la responsabilité de l’exposant de respecter toute restriction ou limitation applicable par la législation du pays où se tient l’évènement.

L’organisation de concours, loteries et tombolas doit être soumise pour validation auprès des organisateurs.

VISA et documents nécessaires pour voyager

Il est de la responsabilité de l’exposant/ du partenaire de s’assurer qu’il possède toutes les informations requises afin d’entrer dans le pays (type VISA si besoin).

Il est fortement recommandé de planifier son voyage à l’avance et d’effectuer toute demande de VISA dans les délais requis. L’organisateur n’est pas en charge de fournir les VISAS. Cependant si vous avez besoin d’une lettre officielle d’invitation afin d’effectuer votre demande de VISA, nous vous invitons à contacter le secrétariat des JFN 2022.

Aucun remboursement (Exposition/Partenariat ou inscriptions congressistes) ne sera possible pour cause de non-obtention de VISA. Dans tous les cas, l’organisateur ne pourra être tenu responsable des désagréments dus au non –respect ou la non-conformité des lois nationales, règles ou réglementations.

En signant le formulaire correspondant au produit choisi (exposition, sponsoring, publicité…), l’exposant ou le partenaire s’engage à ne pas organiser d’événement satellite ni de promouvoir une autre manifestation durant la tenue des JFN 2022 sans accord préalable de l’organisateur et du comité d’organisation. Les sociétés qui organiseraient tout type d’évènements en dehors du centre de congrès Pierre Baudis mais durant les horaires d’ouverture des JFN 2022 verront leur participation automatiquement annulée sans remboursement

L’organisateur se réserve aussi le droit de fermer le stand si la société participe aussi à l’exposition des JFN 2022.

Les JFN 2022 s’adressent en premier lieu aux fabricants de matériels et laboratoires. Les entreprises de distribution et les importateurs ne peuvent être admis comme exposants que s’ils peuvent prouver leur droit de distribution exclusif d’un bien ou d’un service sur un territoire donné, ou s’ils sont expressément mandatés à cet effet par un fabricant ou un prestataire. Les distributeurs et importateurs devront inscrire les sociétés représentées aux JFN 2022 et acquitter le droit correspondant.

La cession ou la sous-location de tout ou partie d’un stand sont strictement interdites. Ne seront admises à exposer que les entreprises ayant rempli complètement le formulaire de réservation, et dont il aura été accusé réception de la demande.

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